Как написать докладную записку на работника

На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности.

Виды докладных записок

По своему содержанию докладные делятся на:

• информативные – содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
• отчетные – несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;
• инициативные – обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

• внутренние – адресуются непосредственному руководителю внутри организации, пишутся на простом листе бумаги;
• внешние – пишутся на специальных бланках лицу, которое находится за пределами предприятия.

Структура докладной записки и её оформление

В зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.

Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.

Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить своё достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.

Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определённые требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

1. Адресат – конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
2. Описание причины – краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
3. Полное описание случившегося – здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
4. Причиненный ущерб – анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
5. Предложения и пожелания – изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
6. Заключительная часть – в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдаётся адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное – соблюдать структуру, чётко излагать суть проблемы и возможные пути её решения.

Образец докладной записки о премировании работника