Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях

В некоторых организациях, в силу специфики их деятельности, сотрудники используют личные автомобили в служебных целях. В законодательстве прописана обязанность работодателя компенсировать расходы работника по использованию авто. Оформление использования личного автотранспорта сотрудника возможно путём начисления компенсации или заключения с ним договора аренды на транспортное средство.

Как правильно оформить использование личного автомобиля в служебных целях

Обязанность по компенсации за использование, износ личного транспорта сотрудника в рабочих целях прописана в ст. 188 Трудового кодекса. Её размер определяется по соглашению сторон и прописывается в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Для начисления компенсации вам необходимо издать приказ, у котором будет её размер. Сумма компенсации может быть любой, но для организации выгодно установить сумму, которая будет учитываться при налогообложении прибыли: для легковых автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб/мес; свыше 2000 куб. см - 1500 руб/мес. Все суммы, выплаченные сверх этих норм, вычитаются из чистой прибыли.

При возмещении расходов на топливо руководствуйтесь распоряжением Минтранса России N АМ-23-р, в нем прописаны нормы расходов, которые учитываются для целей налогообложения. Расходы на бензин сотрудник должен подтвердить кассовыми чеками и путевыми листами.

Для получения компенсации сотруднику необходимо предоставить в бухгалтерию следующие документы:

• копию ПТС на транспортное средство;
• кассовые чеки на топливо и другие материалы;
• акты выполненных работ по ремонту авто;
• путевые листы.

Форма путевого листа не регламентирована, вы можете создать её сами, но есть ряд обязательных пунктов, которые должны в ней присутствовать: наименование, дата составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции (пункты прибытия, убытия сотрудника в течение дня). На путевом листе ставится печать организации и подписи ответственных лиц.

Вы можете также заключить договор аренды на личный автотранспорт сотрудника. По этому договору - арендодатель (сотрудник) предоставит арендатору (ваша организация) транспортное средство во временное пользование и за определённую плату. Составляйте договор в письменной форме, регистрации он не подлежит. В этом случае вы можете включить все расходы понесённые по договору аренды (ремонт, запасные части, горюче-смазочные материалы) в состав расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.